Siirry pääsisältöön
Kaikki kokoelmatLaadunseurantakierrokset
Laadunseurantakierrokset
Laadunseurantakierrokset

Kuinka käytetään laadunseurantakierroksia

Santeri Hetekivi avatar
Tekijä: Santeri Hetekivi
Päivitetty yli vuosi sitten

Laadunseurantakierrokset-toiminnallisuutta voi käyttää kahteen toiminnallisuuteen:

  • Asukkaiden huoneistokortit: asukas voi netissä olevan lomakkeen kautta syöttää ns. huoneistokortin eli ilmoittaa missä kunnossa huoneisto on kun sinne muutetaan

  • Asuntotarkastukset: voi tehdä asuntotarkastuksia kun asukas muuttaa pois

  • Laadunseuranta: Voi tehdä koko kohdetta koskevia laadunseurantakierroksia ja kirjata huomiot sekä luoda töitä huomioista

Laadunseuranta-päävalikko (jos ei näy, eikä ole käyttäjäryhmän muokkauksessa, otathan yhteyttä myyntiin) koostuu seuraavista toiminnoista:

  • 1. Pohjat: Voit luoda erilaisia pohjia (esimerkiksi nimeltään Asukkaiden huoneistokortti, Asuntotarkastus, Laadunseurantakierros, Laadunseurantakierros liikekiinteistöille, yms). Pohjan kohdalta voit hakea julkisen www-osoitteen lomakkeen syöttämistä varten ja jakaa sen esimerkiksi asukkaalle joka on muuttanut kohteeseen jolloin asukas voi käydä syöttämässä arvion kohteen kunnosta.

  • 2. Pohjien väliotsikot: Pohjissa käytettävät väliotsikot (esimerkiksi Keittiö & Olohuone & Kylpytilat tai Ulkoalueet & Rappukäytävät & Tekniset tilat)

  • 3. Väliotsikoiden kysymykset: Väliotsikoissa käytettävät kysymykset (esimerkiksi Liesi & Suihku & WC-pönttö tai Parkkipaikkojen kunto & Katon kunto & Varastotilat & Viheralueet)

  • 4. Vastausvaihtoehdot: Mikäli et käytä oletusarvoisia vastausvaihtoehtoja (kunto 1 - 5), niin voit syöttää tänne vastausvaihtoehdot esimerkiksi Korjattavaa, Huonossa kunnossa, Kunnossa, Ei kohteessa.

  • Lomakkeet: Varsinaiset lomakkeet löytyvät täältä. Voit hakea eri pohjien lomakkeita helposti. Sivulla on tilat ja lomaketta muokkaamalla voit vaihtaa lomakkeen tilan (esimerkiksi tilaan "Hyväksytty" joka voi tarkoittaa vaikkapa asuntotarkastuksen kohdalla että huoneiston tarkastus on suoritettu ja hyväksytty eli ongelmia ei ole). Tältä sivulta voit luoda uuden lomakkeen esimerkiksi laadunseurantakierrosta varten.

Alla vielä esimerkki miten on luotu Laadunseurantakierros-niminen pohja ja hyödynnetty sitä.

  1. Luo pohja nimeltä "Laadunseurantakierros" kohdasta Laadunseurantakierrokset -> Pohjat


    ​

  2. Luodaan pohjalle yksi väliotsikko kohdasta Laadunseurantakierrokset -> Pohjien väliotsikot


    Tässä pohjan väliotsikon kenttien selitykset:
    * Pohja: Minkä pohjan alle väliotsikko tulee
    * Segmentti: Valitse tähän jokin segmentti jolla voidaan myöhemmin raportoida ja tehdä erilaisia pohjia eri segmenttejä varten. Toistaiseksi tällä ei ole muuta käyttöä eikä vaikutusta.
    * Kuvaus: Syötä kuvaus väliotsikolle, esimerkiksi "Ulkoalueet"
    * Vastausten otsikko: Mikä näkyy vastaukset-kohdassa otsikkona? Syötä tähän "Kunto" eli tämän väliotsikon alla olevien kysymyksien vastausvaihtoehtojen otsikoksi tulee tähän kirjoitettu teksti.
    * Vastausten ohjeteksti: Näkyy Vastausten otsikon ("Kunto") -sarakkeen alapuolella ohjeena, esimerkiksi "1 = huono kunto, 5 = hyvä kunto"
    * Käytetäänkö oletusarvoisia vastausvaihtoehtoja: Jos valitset tähän Kyllä, niin tämän väliotsikon kysymyksille tulee oletusarvoiset vastausvaihtoehdot eli numerot 1 - 5. Syötä nyt tähän EI, jotta voimme syöttää omat vastausvaihtoehdot mitä käytetään tämän väliotsikon kysymyksille.
    * Käytä tietyn alaotsikon samoja vastausvaihtoehtoja: Voit käyttää tietyn alaotsikon (=pohjan väliotsikko) samoja vastausvaihtoehtoja jolloin sinun tarvitsee syöttää vain kerran omat vastausvaihtoehdot (mikäli et käytä oletusarvoisia vastausvaihtoehtoja kuten tässä esimerkissä emme käytä).
    * Käytä tietyn alaotsikon samoja kysymyksiä: Voit käyttää tietyn alaotsikon (=pohjan väliotsikko) samoja kysymyksiä jolloin sinun tarvitsee syöttää vain kerran kysymykset ja voit käyttää samoja kysymyksiä usean väliotsikon alla.
    * Järjestysnumero: Missä järjestyksessä lomakkeella tämä väliotsikko näkyy?
    ​

  3. Luodaan väliotsikolle yksi kysymys "Parkkipaikkojen mittarit" kohdassa Laadunseurantakierrokset -> Väliotsikoiden kysymykset


    Tässä Väliotsikon kysymyksen kenttien selitykset:
    * Pohjan otsikko: Minkä pohjan väliotsikon alle tämä kysymys tulee?
    * Kysymyksen teksti: Mikä kysymys / osa-alue on kyseessä? Syötetään tähän "Parkkipaikkojen mittarit" arvoksi eli laadunseurantakierroksessa kysytään Ulkoalueet-väliotsikon alla missä kunnossa parkkipaikkojen mittarit ovat.
    * Oletus työlajike luotavalle työlle: Kun valitset "Luodaanko työ" (tästä kysymyksestä/vastauksesta) lomakkeella, niin työ luodaan automaattisesti tälle työlajikkeelle.
    * Segmentti: Minkä segmentin alle vastaukset ja mahdolliset työt tulevat. Tätä ei toistaiseksi käytetä missään.
    * Järjestysnumero: Missä järjestyksessä tämä kysymys näkyy väliotsikon (Ulkoalueet) alla?
    ​

  4. Syötetään seuraavaksi vastausvaihtoehdot kohdassa Laadunseurantakierrokset -> Väliotsikoiden kysymykset
    Alla esimerkki yhdestä vastausvaihtoehdosta (Ei kohteessa), syötä lisäksi samalla tavalla "Vapaaehtoinen otsikko"-kenttään syöttämällä esimerkiksi seuraavat: Ei kohteessa, Korjattava, Kunnossa.


    Tässä Vastausvaihtoehdon kenttien selitykset:
    * Pohjan otsikko: Minkä pohjan väliotsikon alla tämä vastausvaihtoehto näkyy? Voit valita myös väliotsikoille että ne käyttävät tietyn väliotsikon samoja vastausvaihtoehtoja jolloin sinun ei tarvitse luoda vastausvaihtoehtoja kaikille väliotsikoille erikseen jotka käyttävät samoja vastausvaihtoehtoja.
    * Laatunumero: Jatkoraportointia varten, 1-99 laatupisteet eli 1 on huono ja 99 on paras. Jos syötä 0, niin raportoinnissa sitä ei oteta mukaan kohteen laatua heikentävänä lukemana.
    * Vapaaehtoinen otsikko: Esimerkiksi "Ei kohteessa" tai "Korjattava". Vapaaehtoinen, jos et syötä niin otsikoksi tulee laatunumero.
    * Onko kommentti pakollinen: Jos valitset tähän Kyllä ja valitaan lomakkeelle tämä vastausvaihtoehto, niin käyttäjän on pakko syöttää kommenttiteksti/lisätietoja-kohtaan jokin arvo.
    * Onko työn luonti pakollinen: Jos valitset tähän Kyllä ja valitaan tämä vastausvaihtoehto lomakkeella johonkin kysymykseen, niin käyttäjän on pakko luoda työ aina eli valittava kyseisen kysymyksen kohdalla "Luodaanko työ"-kohtaan Kyllä.
    * Onko liitteen lisäys pakollinen: Jos valitset tähän Kyllä ja valitaan jonkin kysymyksen kohdalla tämä vastausvaihtoehto lomakkeella, niin tämän kysymyksen kohdalla lomakkeella on pakko lisätä vähintään yksi liite.
    ​

  5. Kun olet tehnyt pohjan, pohjan väliotsikon, väliotsikolle vähintään 1 kysymyksen ja syöttänyt väliotsikolle vähintään 1 vastausvaihtoehdon, niin voimme syöttää lomakkeen käyttäen tätä luotua pohjaa. Tee se kohdasta Laadunseurantakierrokset -> Lomakkeet -> Uusi.
    ​


    Valitse Lomake-kohdasta juuri luomasi pohja "Laadunseurantakierrokset" ja valitse Kohde mitä tarkastus/kierros koskee. Jos kyseessä on esimerkiksi Huoneistotarkastus-tyyppinen lomake niin valitse myös Huoneisto. Voit valita huoneiston koska tahansa, tieto on vapaaehtoinen.
    ​
    ​Tila-kentällä valitset missä tilassa syöttämäsi lomake on. Esimerkiksi kun teet huoneistotarkastuksen ja huoneistossa ei ole ongelmia, valitse Hyväksytty. Voit käyttää tilaa vapaasti haluamallasi tavalla. Hyväksytty-tila voi tarkoittaa vaikkapa suoritettua laadunseurantakierrosta.
    ​
    Halutessasi syötä ilmoittajan tiedot jotka ovat vapaaehtoiset ja jos kyseessä on huoneistoa koskeva tarkastus/lomakkeen syöttö, niin valitse saako yleisavainta käyttää. Sinun ei tarvitse syöttää ilmoittajan tietoja jos ilmoittajaa ei ole, lomakkeen syöttäjän tieto jää talteen kirjautuneen käyttäjän mukaan.
    ​
    Syötä vastaukset-kohtaan eri väliotsikoiden kysymysten vastaukset. Voit myös kohdasta "Luo huoltotyön tilaus?" valita Kyllä, jolloin luodaan työ kyseiseen kohteeseen (ja huoneistoon, jos valittu) ja työmääräimelle tulee tieto väliotsikosta ja kysymyksestä ja vastauksesta sekä Huomiot-kohtaan syötetty arvo. Huomiot-sarakkeen oikealla puolella on Liitteet-sarake mihin voit syöttää yhden tai useamman liitteen ja nämä liitteet kulkeutuvat myös luotavalle työlle.

Lomakkeiden lähetys asukkaalle

  1. Aseta tesktillä Sähköpostiviestin sisältö kun lomakkeen tila on: alkavat HUOLTO: Laadunseurantakierrokset -osion asetukset haluamaanne muotoon.

  2. Valitse ensin asetukseen HUOLTO: Laadunseurantakierrokset => Lähetettävät pohjat pohjat mistä lähetyksen voi tehdä.

  3. Halutessanne voitte asettaa tekstillä Lähetetäänkö viesti ilmoittajalle automaattisesti jos tilaksi muuttuu: alkavat HUOLTO: Laadunseurantakierrokset -osion asetukset päälle.

  4. Voitte myös lähettää viestejä manuaalisesti Laadunseuranta => Lomakkeet sivulta Lähetä viesti asukkaalle/ilmoittajalle -toiminnolla.

Vastasiko tämä kysymykseesi?