Kaikki kokoelmat
Kohteet
Datan tuominen Excel-tiedostoista
Datan tuominen Excel-tiedostoista
D
Tekijä: Daniel Linna
Päivitetty yli viikko sitten

Datan tuomisen voi suorittaa vain klo 21-05 suomen aikaa, ettei häiritä muita ohjelmaa käyttäviä käyttäjiä.

Navigointi sivulle

Voit tuoda tai päivittää tietoja Firasoriin Excel-tiedostoista Asetukset > Datan tuonti -sivulta.

Sivun puuttuminen valikosta voi johtua kahdesta eri syystä:

  1. Käyttäjäryhmältänne puuttuu oikeus kyseiseen sivuun.

  2. Yritykseltänne puuttuu kyseinen sivu.

    1. Olkaa yhteydessä myyntiin.

Lähteen valinta

Aloita tuonti valitsemalla ensimmäisestä näkymästä Asiakasdatan tuonti, ja klikkaamalla Jatka.

Tiedostot

Seuraavaksi voit lisätä tiedostoja, joita haluat tuoda järjestelmään.

Tällä hetkellä tuonti tukee seuraavien tietojen tuontia:

  • Laskutusasiakkaat

  • Kohteet

  • Huoneistot

  • Asukkaat

  • Mittarit

  • Mittarilukemat

  • Työt (Huom! Töiden tuosta oma ohjeosio sen sisältämien riippuvuuksien vuoksi)

Esimerkkitiedostot

Tiedostojen oikean muodon näet lataamalla esimerkkitiedoston.

Tiedostot ovat erilaiset jokaiselle tietotyypille jota tuodaan.

Esimerkkitiedoston saa ladattua valitsemalla pudotusvalikosta halutun tietotyypin, ja klikkaamalla Lataa tiedosto.

Esimerkkitiedostoon haetaan yrityksen Firasor-järjestelmästä muutamia uusimpia rivejä esimerkiksi siitä, missä muodossa tiedot tulee täyttää.

Jos teillä ei ole yhtäkään riviä dataa, niin suosittelemme tekemään käsin vähintään yhden rivin ja sitten muodostamaan esimerkki tiedoston, niin näette datan muodon paremmin.

Sisältö

Suosittelemme tekemään esimerkki tiedoston pohjalta.

Yhdistävät tiedot

Riville tai rivin sarakkeelle haettaessa olemassa olevaa riviä käytetään datarakenteen kuvaus kenttiä eroteltuna välilyönnillä.

Kuvaus kentät eri rakenteille ovat seuraavat:

  1. Asukas

    1. Sukunimi

    2. Etunimi

      1. Suluilla ympäröitynä esim: "Sukunimi (Etunimi)"

  2. Huoneisto

    1. Huoneiston kuvaus

  3. Kohde

    1. Nimi

    2. Nimi 2

  4. Toimipiste

    1. Nimi

  5. Kohteen osoite

    1. Katuosoite

  6. Huoneiston tyyppi

    1. Tyyppi

  7. Mittari

    1. Tunniste

  8. Mittarin tyyppi

    1. Tunniste

  9. Laskutusasiakas

    1. Nimi

    2. Asiakasnumero

  10. Laskutustuote

    1. Nimi

  11. Alue

    1. Nimi

  12. Isännöitsijä

    1. Nimi

  13. Kohdetyyppi

    1. Nimi

  14. Kustannuspaikka

    1. Kustannuspaikka

  15. Maksuehto

    1. Nimi

  16. Tiimi

    1. Nimi

  17. Käyttäjä

    1. Etunimi

    2. Sukunimi

Esimerkiksi, jos halutaan huoneisto kohteelle, jonka

  • Nimi on "As Oy Esimerkki"

  • Nimi 2 on "Jotain Tekstiä"

niin huoneiston Kohde sarakkeen arvo pitää olla "As Oy Esimerkki Jotain Tekstiä", eli näiden kahden kentän arvot välilyönnillä eroteltuna.

Päivitä vai lisää

Firasor yrittää löytää olemassa olevan poistamattoman rivin tietokannasta.

Löytyessä monta riviä annetaan virhe.

Löytyessä vain yksi rivi päivitetään se rivi annetuilla arvoilla ja jos ei löydy yhtäkään riviä lisätään uusi rivi.

Sarakkeet

Voit halutessanne poistaa sellaiset sarakkeet tiedostosta mitä et halua asettaa uusille tai päivittää olemassa oleville.

Kaikki tiedostoon jätetyissä sarakkeissa olevat arvot asetetaan, joko uudelle tai päivitetään olemassa olevalle riville, eli jos et halua arvon muuttuvan aseta se samaksi kuin Firasorissa.

Tuontityökalu ylikirjoittaa Firasorin arvot Excelin perusteella, joten jos jätät Excel-tiedostoon kenttiä tyhjäksi, ne päivitetään Firasorin tietoihin myös tyhjäksi.

Lisäys

Kun olet saanut Excel-tiedostoihin haluamasi rivit lisättyä, valitse tiedostot ja klikkaa Lisää tiedostot käsiteltäviin.

Pystyt myös lisätä tiedostoja käsiteltäviin vaikka yksi kerrallaan.

Voit tuoda enintään 20 tiedostoa kerrallaan.

Tuonti

Kun olet saanut lisättyä tuotavat tiedostot, klikkaa Suorita tuonti-painiketta.

Nyt järjestelmä lukee tiedostot ja tuo ne Firasoriin.

Tuonnin jälkeen näytetään kunkin tiedoston osalta uusien ja päivitettyjen rivien määrä.

Töiden tuonti

Töiden tuonti eroaa hieman muista, sillä töihin liittyy paljon muita asioita järjestelmässä, kuten kohteet ja työn suorittajat. Tähän on listattu töiden tuonnin tärkeitä asioita, jotka täytyy ottaa huomioon tuontityökalua käytettäessä.

Tuontityökalu päivittää järjestelmässä olevia töitä ainoastaan jos excel-tiedostoon on asetettu työnumero. Muussa tapauksessa rivi käsitellään uutena työnä.

Työn suorittajan osalta tavallisesta eroavat käsittelyt:

  • Tuonnilla ei voida tuoda kuin yksi suorittaja työlle.

    • Jos työllä on useampi suorittaja, ja tuotu suorittaja on yksi niistä, muutoksia ei tehdä.

    • Jos työllä on useampi suorittaja, ja tuotu suorittaja ei ole yksikään niistä, päivitetään suorittajaksi ainoastaan tämä tuotu suorittaja.

  • Jos kyseessä on päivitys ja työn suorittajaa ei aseteta tiedostoon, muutoksia työn suorittajiin ei tehdä lainkaan.

Työn kohteiden osalta tavallisesta eroavat käsittelyt:

  • Tuonnilla ei voida tuoda kuin yksi kohde työlle.

    • Jos työllä on useampi kohde, ja tuotu kohde on yksi niistä, muutoksia ei tehdä.

    • Jos työllä on useampi kohde, ja tuotu kohde ei ole yksikään niistä, päivitetään työn kohteeksi ainoastaan tämä tuotu kohde.

  • Jos kyseessä on päivitys ja kohdetta ei aseteta tiedostoon, muutoksia työn kohteisiin ei tehdä lainkaan.

Virhetilanteet

Virhetilanteessa kerrotaan, millä rivillä virhe tapahtui ja mistä se johtui.

Huomioithan, että virheen tapahtuessa tuonti keskeytetään

Virheellisen rivin jälkeisiä rivejä ja tiedostoja ei siis myöskään tuoda Firasoriin.

Tällaisessa tilanteessa voit:

  1. Tehdä korjaukset Excel-tiedostoon

  2. Avata kohta 2. Tiedostot ja suorittaminen

  3. Poistaa virheellinen tiedosto

    1. Voit myös poistaa ne mitkä onnistui suorittaa ilman virheitä, ettei niitä turhaan tuoda uudelleen.

  4. Ladata korjattu tiedosto uudelleen

  5. Suorittaa tuonnin uudelleen

Vastasiko tämä kysymykseesi?